18-Abr-2019

¿Cómo funciona un software de reclutamiento de personal?

Un software de reclutamiento de personal es una herramienta que responde a una necesidad real del mercado laboral actual.

Empresas de todo tipo, desde Pymes y Startups hasta compañías multinacionales, agencias de reclutamiento y headhunters, se están replanteando el proceso de búsqueda y selección de personal, procurando modernizarse y estar al día con las últimas herramientas tecnológicas, que permiten acelerar tiempos y optimizar tareas.

Enrique Sala Pascual (Glocalthinking) explica muy bien la situación: "Parece que el gran reto a corto plazo vendrá condicionado por una búsqueda exhaustiva de la optimización de la productividad, una vez que las etapas anteriores, coincidentes con otros ciclos económicos y tecnológicos hayan sido cubiertas. Y bajo este contexto, cobrará especial relevancia tener en cuenta los aspectos en los que la tecnología va a ocupar un papel crítico para el desarrollo empresarial.".

En este escenario, las modalidades de reclutamiento están cambiando radicalmente debido al protagonismo que han cobrado las redes sociales, los portales de empleo, los softwares y las nuevas tecnologías. Estas herramientas brindan un universo mucho más vasto dónde realizar la búsqueda para cubrir una vacante. Y permiten hacerlo mejor, más rápido y con menor burocracia.

Ya hemos analizado el papel de las redes sociales en las búsquedas de personal. Ahora entraremos de lleno en los softwares de reclutamiento, otro agente clave de este cambio de paradigma.

En este artículo ahondaremos en los siguientes puntos:

  • Beneficios de un software de reclutamiento

  • Cómo funciona un software de reclutamiento de personal

  • Tendencias y opciones disponibles en el mercado, en particular, en América Latina

  • Pasos para utilizar un software de reclutamiento correctamente

  • Contacto con candidatos y formación de una base de datos, automáticamente

1. Los principales beneficios de un software de reclutamiento

Un software de reclutamiento es una herramienta tecnológica que facilita el trabajo, aumenta la productividad y optimiza la efectividad de los reclutadores, aportando los siguientes beneficios.

Menor tiempo - mayor calidad

La utilización de este tipo de software permite automatizar procesos que generalmente se realizan de forma manual y acceder a un mayor número de candidatos en tiempo récord.

Dos de sus beneficios más sobresalientes son:

  • reducir el tiempo que toma llenar las posiciones laborales abiertas

  • incrementar la calidad de los candidatos seleccionados.

Ubicación de candidatos pasivos y diversos

La posibilidad de acceder de manera masiva y simultánea a múltiples sitios, redes sociales, comunidades de profesionales, portales y plataformas donde ubicar talento humano permite:  

  • aumentar el alcance de las ofertas a candidatos pasivos que se encuentran inactivos en las bolsas de trabajo.

  • ampliar la diversidad del pool de candidatos apoyándose en comunidades digitales de profesionales.

Operatividad

Hay softwares que deben ser descargados al ordenador para ser utilizados y otros que funcionan en la nube con cualquier navegador de Internet.

Muchos de ellos son fáciles de utilizar. El menú de tareas para la carga de perfiles es intuitivo, con un display claro, que permite cargar perfiles en corto tiempo, detallando las características específicas del candidato ideal. Y en apenas minutos, difundir la búsqueda de manera masiva y efectiva.

2. Tendencias de difusión a nivel global

En un entorno cada vez más globalizado, desafiante y veloz, el área de Recursos Humanos de las empresas y otras organizaciones como consultoras y agencias de reclutamiento suelen manejar volúmenes importantes de búsquedas laborales.

En ese contexto, un software de reclutamiento puede convertirse en un aliado que acompañe el proceso de transición hacia un paradigma de empresa social, cuya estrategia de búsqueda y selección de personal también vaya de la mano de la tecnología. El crecimiento sostenido que muestra el negocio asegura que el número de innovadores ha crecido y la herramienta se está difundiendo masivamente.

En efecto, en un estudio conducido recientemente por Kronos en los EEUU se entrevistaron 614 altos directivos de Recursos Humanos de organizaciones con un staff mayor a 100 empleados (incluyendo empresas con más de 2500 empleados).

La investigación arrojó como resultado que el 97% de los líderes de Recursos Humanos planea invertir en tecnologías de reclutamiento para el año 2020. Además, un 22% aseveró que piensa incrementar este gasto entre un 30% y un 50%.

Por otro lado, Global Industry Analysts constata la marcada difusión de este tipo de herramienta y estima que, para el año 2022 el negocio de software de reclutamiento rondará los 2.7 millardos de dólares.

3. ¿Qué opciones de software de reclutamiento hay en el mercado?

Son muchas las ofertas existentes en el mercado y responden a diferentes inquietudes.

Entre los principales softwares de reclutamiento a nivel internacional, podemos encontrar:

  • Oracle Human Capital Management

  • SmartRecruiters

  • LinkedIn Talent

  • Greenhouse

  • JobVite

En Latinoamérica existen opciones que han sido creadas específicamente para este mercado, entendiendo, entre otras cosas, cómo son los procesos en estas latitudes, cómo y cuándo es mejor contactar a los candidatos y dónde encontrarlos.

Además de estar mejor orientados a necesidades puntuales de la región, el precio es mucho más competitivo: mientras que las herramientas internacionales van de unos 600 a 8.000 dólares mensuales, las locales ofrecen servicios a partir de unos 25 dólares.  

Si busca un software de reclutamiento en América Latina puede optar por alguno de estos:

  • Cotopaxi

  • Workday

  • PeopleNext

  • Raet   

  • Meta4

4. Principales funcionalidades de un software de reclutamiento

Un software de reclutamiento de primer nivel debe ofrecer opciones que lleven a mejorar la calidad de la búsqueda de talento y  los tiempos y costes de contratación.

Las tres funcionalidades básicas que debe cumplir cualquier buen software de reclutamiento son: 

1) Manejo  de ofertas y solicitudes laborales

Tiene que poder crear y publicar ofertas laborales en los principales canales de reclutamiento. Además, recibir las solicitudes laborales y precalificar a los candidatos.

2) Búsqueda automática de candidatos

Otra de las funcionalidades principales es la de buscar, analizar y sugerir candidatos que sean indicados para las ofertas laborales creadas. Para ello se conecta e interactúa con bolsas de trabajo y con múltiples redes sociales tales como LinkedIn, Facebook e Instagram.

3) Filtrado de solicitudes y automatización del contacto con los candidatos

Conjuntamente, una solución de este tipo tiene que poder filtrar las candidaturas y realizar un contacto automático con los candidatos. Para este primer contacto, es fundamental que el reclutador pueda utilizar textos personalizados, que permitan humanizar el proceso y comunicar el estilo de empresa que genera la contratación.

Muchas opciones del mercado también brindan una notificación de respuesta positiva cuando los candidatos de interés aplican a la vacante publicada. Los contactos sucesivos con los candidatos se manejan a través de chatbots. Para saber qué son los chatbots y cómo funcionan, puede consultar el artículo Las Nuevas Tecnologías para administración de Recursos Humanos.

5. ¿Cómo elegir un software de reclutamiento en América Latina?

A la hora de elegir cuál es el mejor software de reclutamiento para su organización debe tener en cuenta que algunos programas deben ser instalados en los servidores propios mientras que otros puede ser ejecutados en la nube.

La decisión de cuál conviene usar es personal. No obstante, considere que los últimos sondeos indican que la mayoría de las personas del área de reclutamiento se inclinan a favor de las soluciones en la nube.

A) Análisis de Necesidades

El primer paso es evaluar si es necesaria su implementación. El Departamento encargado de la selección de personal debe revisar la carga laboral que tiene, evaluar qué tareas puede optimizar, determinar cuánto tiempo ganará, los costos que ahorrará y analizar cómo y cuánto mejorará la calidad de las futuras incorporaciones.

B) Buscar un producto a medida

Una vez acordada la necesidad del software, habrá que elegir el producto más conveniente para cada caso. Hay muchas opciones en el mercado. Es recomendable tomarse el tiempo necesario y elegir a conciencia.

C) Prueba previa a través de demos o beta-testing

La posibilidad de acceder a demos permite probar el funcionamiento del software en tiempo real y constatar si este cumple con los objetivos y necesidades de la empresa-usuario.

6. Pasos para utilizar un software de reclutamiento de personal correctamente

La mayoría de los software de reclutamiento posee un menú de pasos que guía al usuario en su utilización. En general, estos suelen ser bastante parecidos:

  1. Crear usuario y contraseña.

  2. Configurar los datos de la organización.

  3. Crear búsquedas laborales.

  4. Crear respuestas automáticas.

  5. Activar las búsquedas.

  6. Monitorear los procesos.

Estas soluciones automatizan y aceleran todos los procesos que habitualmente realiza una organización para elegir candidatos. Además, permiten un seguimiento de aquellos que no han sido seleccionados, para obtener su feedback durante el proceso y permitir futuros contactos.

A partir de un punto muy avanzado, el proceso de selección pasa a una instancia directa que es manejada por la empresa. Esta consistirá en una entrevista -ya sea telefónica, por video-llamada o presencial- para luego proceder a pruebas psicométricas y validación de referencias, llegando a la fase final de contratación.

7. Contacto con candidatos y base de datos

Otra tarea que más tiempo y dedicación demanda a los reclutadores es ponerse en contacto con cada uno de los candidatos y hacer un seguimiento del proceso. Como hemos visto, un software de reclutamiento automatiza este contacto y envía correos electrónicos a aquellas personas que entran en los parámetros buscados.

Así, se agiliza el proceso, permitiendo gestionar grandes cantidades de postulantes de forma rápida y precisa. Y aún más: también permite programar cómo se desea que prosiga el proceso de selección. Por ejemplo, entre otras opciones, puede responder con un mail automático customizado, enviar un test a los preseleccionados o invitarlos a participar de una videoconferencia y agendarla en el calendario del postulante.

La gestión de la información es muy relevante para el área de Recursos Humanos y más aún, para los reclutadores que trabajan en empresas, organizaciones, agencias y consultoras. Un software de reclutamiento ayuda a optimizar estos procesos y va creando una base de datos (para futuras búsquedas) a la que se se puede acceder cada vez que se necesite encontrar un nuevo candidato.

Conclusión

Cualquier organización que precise cubrir vacantes de empleo de manera constante suele verse desbordada por las tareas manuales y burocráticas que ello implica: revisión de papeles, cartas de recomendación, lectura de CVs, análisis de cientos de perfiles, etc. Es una sobrecarga que quita tiempo para otras  tareas de mayor valor agregado.

En este escenario, un software de reclutamiento, cuyo costo es relativamente bajo y con un conjunto de herramientas fáciles de utilizar, constituye un gran aliado para cualquier área dedicada a la búsqueda de talento. Ya sea el staff de Recursos Humanos o de agencias de reclutamiento, headhunters, empresas, start-ups y consultoras de todos los rubros, es una pequeña inversión que redundará en beneficios invalorables como son un mayor productividad, optimización del tiempo, mejor clima laboral, y, sobre todo, mejores contrataciones.

Si quiere dar un nuevo paso en la modernización de su empresa, pruebe cómo funciona un software de reclutamiento de personal solicitando una demo gratuita en Cotopaxi.


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Contribuido para Cotopaxi por Luis Davidovich

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