22-Abr-2019

Cómo gestionar la Plantilla de Personal a mediano y largo plazo

La programación de la Plantilla de Personal es un proceso a través del cual se obtiene alinear la oferta y la demanda al hacer coincidir los recursos disponibles con la cantidad de trabajo a ejecutar.

1) Programación de la fuerza laboral

La programación de la fuerza laboral generalmente se realiza diaria o semanalmente, pero también es importante hacerlo a mediano y largo plazo.

Se debe tener en cuenta los acuerdos de nivel de servicios establecidos, las competencias individuales de los empleados, las regulaciones laborales y las reglas corporativas, así como también disminuir los costos de la organización.

La planificación y previsión de la fuerza laboral están relacionados con la programación de la fuerza de trabajo, aunque difieren, puesto que representan diferentes horizontes temporales en la administración.

La planificación de la plantilla de personal puede utilizar los resultados de los procesos de planificación y de previsión para pronosticar la demanda a corto, mediano y largo plazo.

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La planificación de la fuerza laboral tiene dos elementos principales:

  • Operativo: La planificación de la fuerza laboral operativa se resume al corto plazo, generalmente de 1 a 2 años, y ayuda a la organización a mapear las habilidades, capacidades y recursos existentes para que cumplan con los requerimientos.

  • Estratégico: La planificación estratégica de la fuerza laboral no solo aborda la cantidad de empleados requeridos para la ejecución de la estrategia comercial, sino que también analiza las habilidades y capacidades que necesitarán los empleados a largo plazo.

Igualmente permite a los líderes modelar diferentes escenarios de costos para que puedan percibir qué impacto podrían tener los cambios en el negocio.

2) Gestión de la Plantilla de Personal a mediano y largo plazo

La planificación de la fuerza laboral es generalmente un análisis, de mediano a largo plazo, de las necesidades  de la organización para alinear la composición de la fuerza laboral con la carga de trabajo y la estrategia comercial.

Este es un  proceso continuo, frecuentemente anual, para así volver a evaluar periódicamente la oferta de mano de obra y las necesidades del negocio.

Al pronosticar la demanda futura, las empresas evalúan:

  • Si su fuerza laboral actual se ajusta a sus necesidades futuras

  • Identifican brechas a cubrir en su plantilla de personal.

Optimización de la plantilla de personal

Optimizar  la fuerza laboral  significa que la oferta se ajusta a la demanda, pero que también se realiza de la manera más rentable, es decir, la menor dependencia posible de las horas sobretiempo que proporciona niveles aceptables de servicio al cliente.

Cuando los recursos se alinean con los volúmenes de trabajo, se finaliza el plan. Sin embargo, puede requerir ajustes diarios o durante el día en respuesta a eventos inesperados (contingencias).

Pasos para la programación de la fuerza laboral

Este proceso sigue tres pasos clave:

  • Disponibilidad

  • Demanda

  • Equilibrio del plan

a) Planificación de la disponibilidad

En las empresas donde los trabajadores tienen horario fijo, el tiempo libre remunerado debe tenerse en cuenta al determinar la cantidad de horas de recursos disponibles para ejecutar el trabajo.

Generalmente, la disponibilidad será constante de una semana a otra, a excepción de los empleados que se sumen o salgan del equipo.

b) Planificación de la demanda

La demanda se puede planificar en  detalle o de una manera más general. En todo caso,  es importante determinar la cantidad de tiempo requerido para la ejecución de cada tarea.

Esto se puede estimar utilizando datos promedios, o diferentes tiempos dependiendo del nivel de habilidad de cada individuo.

Una vez que se asigna un tiempo a cada actividad, se pueden asignar a equipos / departamentos, o a empleados específicos de acuerdo a sus competencias.

Se pueden establecer cantidades de tareas  a partir de información histórica, o usando volúmenes de pronósticos mensuales.

Aparte de los volúmenes, los planes deben tener en cuenta el tiempo para las capacitaciones, reuniones y otras actividades de desarrollo que el personal requiere.

c) Equilibrio del plan

En este paso final, el plan debe ser equilibrado; esto significa asegurar que la oferta planificada y la demanda planificada estén alineadas.

Para alinearlas adecuada y oportunamente se requiere saber:

Si el personal tiene las habilidades requeridas para completar las actividades planeadas

  • Si están todas las actividades dentro de los acuerdos de servicio

  • Si  se precisa de tiempo extra (sobretiempo).

  • Conocer  el uso más eficiente de la capacidad libre restante

3) Programación de la fuerza laboral

La programación de la fuerza laboral es una práctica común en las empresas que dependen principalmente del trabajo por guardias, los conceptos de la programación de la fuerza laboral también se aplican al back office (conjunto de actividades de apoyo) u operaciones, que generalmente siguen un horario típico  o fijo.

A) Disponibilidad de personal

En las empresas con horarios fijos, la disponibilidad del personal puede variar de una semana a otra, debido a vacaciones, reposos, discapacidad a corto plazo. estos eventos reducen la cantidad de fuerza laboral disponible. El personal también puede unirse o salir del equipo, lo que conlleva a un cambio en la disponibilidad.

b) Planificación de la capacidad y balance

Tener una visión general de la capacidad permite a los gerentes estar mejor preparados para responder a eventos imprevistos.

La planificación permite a los gerentes usar todos los recursos disponibles (es decir, pedir prestado a otros equipos, programar capacitaciones en días de poco volumen, uso eficiente de la acumulación, etc.).

Este enfoque proactivo en lugar de reactivo frecuentemente conduce a costos más bajos para el negocio y mejora el servicio al cliente.

c) Cantidad de trabajo

Muchas empresas se enfrentan a la estacionalidad de los volúmenes de trabajo. Es importante reconocer esos patrones e incorporarlos en la planificación, para así evitar el exceso de personal o la falta de él.

4) Planes de contingencia laboral

No podemos predecir el futuro: muchos  eventos están fuera de nuestro control y esto puede afectar la capacidad operativa de nuestra empresa.

Sin embargo, las organizaciones deben planificar por si llegara a suceder este tipo de eventos. El desarrollo de efectivos planes de contingencia y la identificación de posibles escenarios y resultados pueden ayudar en gran medida a una empresa cuando ocurre un desastre.

Un plan de contingencia consiste en una serie de procedimientos alternativos a la operación normal de la organización.

Su propósito principal es mantener el funcionamiento de la empresa aun cuando ciertas de sus funciones dejen de hacerlo debido a un incidente interno o externo.

Definimos una contingencia como algo que sucede fuera del rango de operaciones normales que puede afectar la capacidad de la empresa para operar. Esta  planificación radica en estar preparados para afrontar estos incidentes y tener una política pertinente y vigente para mantener a nuestros empleados y empresa a buen resguardo.

Un efectivo plan de contingencia debe garantizar respuestas rápidas y adecuadas en estados de emergencia, incidentes, accidentes o disputas laborales.

Objetivos del plan de contingencia:

  • Definir por escrito un procedimiento formal que señale claramente las acciones a tomar ante riesgos específicos.

  • Optimizar el uso de del talento humano y los recursos materiales

  • Establecer controles idóneos para el cumplimiento de las normas y procedimientos definidos.

Supervisión efectiva durante la contingencia

Durante el período de contingencia la supervisión debe garantizar que se cumpla con altos estándares de rendimiento mientras se superan las necesidades de producción y de eficiencia.

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Caso de Planificación de Contingencia: huelga laboral

Un paro o huelga laboral siempre está en el ámbito de lo posible. En consecuencia deben definirse  estrategias integrales sobre cómo afrontar exitosamente los peligros y las posibles interrupciones laborales que se puedan generar.

La planificación de contingencia ante paros laborales o huelgas permite desarrollar una estrategia operativa y un plan integral de continuidad comercial para mantener las operaciones en caso de un conflicto laboral.

La necesidad de un plan de contingencia de huelga tradicionalmente se presenta cuando la negociación de la contratación colectiva de una empresa sindicalizada se renueva, o durante el inicio de la sindicalización de la empresa.

Aparte de una estrategia operativa, los planes de contingencia asociados a los paros o huelgas debe incluir un plan especial de seguridad en conflictos laborales.

Con antelación se debe realizar un diagnóstico de  todas las vulnerabilidades y amenazas operativas y de seguridad que pueden presentar riesgos durante una disputa laboral.

Cuando se requieren trabajadores de reemplazo a gran escala o un gran número de trabajadores altamente tecnificados como en caso de una huelga que se extiende, se requiere  de un proceso proactivo especial de reclutamiento y selección de emergencia que permita continuar las operaciones de la empresa desde el primer día de una huelga

La planificación estratégica de la fuerza laboral es vital para la permanencia de las organizaciones en el tiempo. En esta no solo se contempla la cantidad de empleados requeridos para la ejecución de la estrategia comercial, sino que también analiza las habilidades y capacidades que necesitarán los empleados a largo plazo.

Igualmente, permite a los líderes modelar diferentes escenarios de costos para que puedan percibir  qué impacto podrían tener los cambios en el negocio.

Es sumamente importante el diseño y desarrollo de efectivos planes de contingencia, que contemplen la identificación de posibles escenarios y resultados y puedan ayudar en gran medida a una empresa cuando ocurre un desastre o una disputa laboral.


Contribuido para Cotopaxi por Saúl Figueroa

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