24-Abr-2019

Informes de gestión de Recursos Humanos: los KPI's

En palabras del escritor John Lanchester: “Medir el progreso es la única manera de lograr un éxito duradero”.

Para llevar a una organización al éxito, primero debemos planteamos a dónde queremos llegar. Y además de entender la visión, tenemos que comunicarla y medir su progreso. De lo contrario, no sabremos si nuestras acciones se encaminan hacia el rumbo correcto.

Es esencial que los integrantes de nuestro equipo conozcan y se comprometan con los objetivos que nos proponemos. En este sentido, el departamento de Recursos Humanos tiene que fungir como un aliado estratégico que ayude a definir los objetivos, a comunicarlos y a medir su progreso a través de indicadores: los KPI´s.

¿Que son los KPI´s?

Las siglas KPI’s derivan del inglés “Key Performance Indicators”, que traducidas al español, significan: Indicadores Clave de Desempeño.

Un KPI es una unidad métrica que permite medir el rendimiento de una actividad o proceso concreto. Su propósito principal es servir como referencia a la hora de evaluar una actividad o proceso en función del objetivo que se quiere alcanzar. Pero, ¿cuál es su origen y porqué son tan utilizados actualmente por las empresas exitosas?

Los KPI’s tienen varios antecedentes históricos: en el siglo III los emperadores de la dinastía Wei empezaron a medir el comportamiento de los miembros de la familia real. A principios del siglo XIX un molinero escocés usó cubos de madera pintados en múltiples colores para calificar el desempeño de sus trabajadores.

A principios del siglo XX, se crearon métodos más eficaces como la medición del Retorno de Inversión, que a su vez marcó el inicio de un tablero de medición francés llamado tableu de bord . Este tablero fue evolucionando hasta que en los años 90´s se creó lo que hoy conocemos como Balanced Score Card.

Actualmente, vivimos en un mundo gobernado por KPI´s. En el sitio GrandesPymes, Joanna Camejo nos brinda un análisis promenorizado de cómo se construye un Indicador de gestión y cuáles son sus características.  Las empresas exitosas, en su afán de mejorar y ser más competitivas, se rigen por KPI´s, ya que, en palabras de Peter Drucker, se han dado cuenta de que: “lo que no se mide, no se puede mejorar”.

undefined

Objetivos SMART

Para abordar el tema de los KPI’s es importante diferenciar entre un indicador y un objetivo .

El objetivo es un propósito, el resultado que se quiere lograr; y el indicador es la magnitud utilizada para medir o comparar los resultados obtenidos en la ejecución de un proyecto, programa o actividad.

Los objetivos se deben establecer de una manera SMART, es decir tienen que ser: eSpecíficos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y acotados en el Tiempo.

  • Específicos: Los objetivos deben definirse de forma detallada y concreta

  • Medibles: Un objetivo bien planteado debe poder medirse con facilidad.

  • Alcanzables: Los objetivos deben ser logrables. Marcar unos objetivos poco realistas crearán una sensación de frustración innecesaria.

  • Relevantes: Los objetivos deben ir vinculados a aquello que mayor relevancia pueda aportar a una empresa.

  • Acotados en el Tiempo: Es indispensable establecer un marco temporal para la realización del objetivo. Parafraseando a Harvey Mackay, tengamos en mente que la única diferencia entre un sueño y un objetivo es la fecha límite.

Un ejemplo de objetivo SMART de RH puede ser el siguiente:

“Lograr que las inasistencias del área de ventas correspondientes al segundo semestre del 2019, disminuyan un 50% respecto al número de inasistencias del primer semestre del año 2019”

El objetivo es específico porque nos habla de una problemática y un área en particular (inasistencias en el área de ventas), es medible porque plantea disminuir un porcentaje concreto, es alcanzable porque propone un resultado realista (nótese que se propone reducir las inasistencias, no eliminarlas). También es relevante ya que el área de ventas es un área clave en todas las empresas, y, por último, establece un marco de tiempo para su cumplimiento que es al finalizar el segundo semestre del año.

El KPI que nos puede ayudar a medir el objetivo anterior es el ausentismo, a continuación, profundizaremos más acerca de este indicador y de otros KPI´s del área de Recursos Humanos.

KPI’s básicos de RH

Los KPI´s indispensables para medir la gestión de Recursos Humanos en una empresa son los siguientes:

A) Retención del talento. Mide la disposición media de un empleado a permanecer en una organización. Éste, junto con otros indicadores, nos marca el grado de satisfacción y estabilidad de los empleados. A mayor retención, mayor satisfacción y estabilidad de la fuerza laboral. La retención se calcula de la siguiente manera:

(# de empleados actuales / # de empleados al inicio del período) X 100 = tasa de retención

B) Duración en el puesto. Esta medida es similar a la retención, la diferencia es que se mide el tiempo que permanece una persona en el mismo puesto de trabajo. Las fugas de talento suelen tener una estrecha relación con el tiempo que pasa un colaborador en un mismo cargo. Si el tiempo es demasiado largo, muchos colaboradores tienden a buscar nuevos horizontes y salir de la empresa.

C) Ausentismo. Este indicador mide las ausencias de los empleados en sus puestos de trabajo por motivos de retrasos, incapacidades o faltas (justificadas o injustificadas). Se puede calcular de la siguiente forma:

Ausentismo laboral = Horas perdidas*100 / Número total de horas laborables de la plantilla

D) Tiempo medio por contratación. Cuando se trata de una vacante de nueva creación, esta métrica nos indica el tiempo total que nos lleva hacer una contratación desde el día en que se autoriza la requisición de la vacante, hasta el día en que la persona ingresa a la organización. Cuando se trata de un reemplazo, esta métrica nos indica el tiempo que transcurre entre que un empleado deja la empresa hasta que otro candidato es seleccionado y empieza a trabajar.

E) Formación y capacitación. Es posible medir el KPI de la capacitación de las siguientes dos maneras:

    1. En base al plan anual de capacitación, al finalizar el año se puede medir el % de cumplimiento respecto al plan inicial.

    2. Midiendo la productividad antes y después de aplicar el plan de capacitación. Si la productividad incrementó considerablemente, se puede decir que la capacitación y/o formación fueron exitosas.

F) Promedio de tiempo para alcanzar objetivos. Esta medida indica la eficacia de los empleados de la empresa, se puede obtener midiendo el número de días que le toma a un empleado alcanzar una meta específica. La tendencia es que esta medida disminuya progresivamente cuando el empleado va adquiriendo más experiencia en su trabajo.

G) Accidentes de trabajo. Simplemente nos dice el número de accidentes en un periodo determinado. En algunos lugares de trabajo se acostumbra indicar cuantos días han pasado sin accidentes. Es importante exhortar a los empleados a usar el respectivo equipo de seguridad para que el número de accidentes sea siempre 0.

H) Tasa de diversidad. Su objetivo es medir la inclusión de las minorías. A mayor tasa de diversidad se puede inferir que la organización es una empresa inclusiva, es decir; que en su organización existen personas que representan estos grupos:

    1. Mujeres

    2. Extranjeros

    3. Tercera Edad

    4. Miembros de la comunidad LGBT

    5. Personas con discapacidad

    6. Minorías étnicas

La tasa de diversidad se puede medir de la siguiente forma:

# de empleados pertenecientes a grupos minoritarios/ # total de empleados

I) Rotación de personal. Consiste en la salida de empleados de una compañía. La rotación puede ser de 2 tipos: voluntaria (renuncia) e involuntaria (recorte o despido). Se entiende que la rotación es la contraparte de la retención; es decir, a mayor rotación menor retención y viceversa.

La rotación de personal se establece como un porcentaje anual y se puede calcular de la siguiente manera:

Rotación de personal= Número de renuncias o despidos /Número promedio de empleados

En general se recomienda mantener la rotación a un nivel no mayor que la media de la industria a la que se pertenezca.

undefined

Periodicidad de reporte de los KPI´s

Para garantizar el logro de los objetivos organizacionales, es necesario medir y reportar los KPI´s, pero ¿cada cuándo se recomienda hacerlo? La frecuencia de este reporte variará según la naturaleza y prioridades de cada organización. Retomemos el objetivo que utilizamos para explicar los objetivos SMART:

“Lograr que las inasistencias del área de ventas correspondientes al segundo semestre del 2019, disminuyan un 50% respecto al número de inasistencias del primer semestre del año 2019”

Para evaluar si el objetivo anterior se cumplió, el área de RH tendría que reportar el Ausentismo del área de ventas por lo menos de manera semestral, pero, ya que este objetivo es de un área clave de la organización, se puede reportar de manera mensual.

Si el reporte mensual nos indica una mejora, se pueden realizar acciones que apuntalen y reafirmen la asiduidad de los empleados. En caso de que no se esté mejorando, se pueden implementar acciones correctivas para garantizar que al final del semestre se logre el objetivo planteado. Sólo el monitoreo del progreso de los objetivos por medio de los KPI´s de RH asegura un éxito sostenido para toda la organización.

Ahora que ya conoce los KPIs más importantes de Recursos Humanos, es momento de alinear su estrategia del área con el resto de los departamentos: sólo así podrá enfrentar los retos venideros con un equipo altamente motivado que conoce sus objetivos y trabaja codo con codo para conseguirlos.

Contribuido para Cotopaxi por Ana Bravo

Las Nuevas Tecnologías para la administración de Recursos Humanos
Ver más
¿Dónde puede utilizarse la Inteligencia Artificial en negocios y empresas? Guía para Ejecutivos
Ver más
Cómo gestionar la Plantilla de Personal a mediano y largo plazo
Ver más
¿Cómo funciona un software de reclutamiento de personal?
Ver más
¿Cómo optimizar una publicación de vacantes de empleo con SEO?
Ver más
Reclutamiento de Personal 2.0
Ver más
Canales y métodos de reclutamiento de personal
Ver más
Acciones conjuntas: compromiso de los empleados con la RSE
Ver más
Claves para seleccionar personal de RRHH
Ver más
Contratación del personal: outsourcing vs. contratación tradicional
Ver más
Procesos de Capacitación en Sistemas Integrados SAP
Ver más
Claves para seleccionar personal de Ventas
Ver más
Reclutamiento de Personal en las Redes Sociales
Ver más
Descripción de Puesto: Lineamientos Estratégicos
Ver más
Administración de Recursos Humanos en la Era Digital
Ver más
Estrategias de Selección de Personal
Ver más
12 Fuentes de Reclutamiento de Personal
Ver más
Contratación de Personal en México
Ver más