10-May-2019

Las Nuevas Tecnologías para la administración de Recursos Humanos

Recursos Humanos combina una infinidad de tareas y administra una enorme cantidad de información y procesos entrelazados. Es frecuente que el área se vea saturada de tareas rutinarias, operativas y de administración, que restan tiempo para otras más estratégicas y de mayor impacto.

En respuesta a estos interrogantes, en el campo de la tecnología han surgido alternativas orientadas a automatizar varios aspectos de la Administración de Recursos Humanos. A continuación, vamos a abordar algunas tendencias tecnológicas que están promoviendo importantes cambios en el área:

  1. BIg data

  2. Machine learning

  3. RPA: automatización de procesos

  4. Inteligencia artificial aplicada: Chatbots y Asistentes virtuales

  5. Redes sociales

  6. Cloud computing

  7. Software de reclutamiento

1. Organización de Big Data

Big Data es un término que hace referencia a un volumen de datos (no necesariamente inmenso) de cuyo análisis se desprende un alto valor, el cual se ve reforzado por el análisis longitudinal complementario que puede hacerse de la información.

En el caso de Recusos Humanos, la capacidad de capturar y analizar grandes volúmenes de datos ha permitido a muchas compañías incrementar su rentabilidad, al comprender mejor y dirigirse con mayor precisión a los clientes internos, reduciendo costos a través de procesos mejorados.

Con herramientas de Big Data, las organizaciones de recursos humanos pueden:

  • realizar análisis y pronósticos para tomar decisiones más inteligentes y precisas.

  • medir mejor las eficiencias e identificar los "puntos ciegos" de la administración para responder preguntas importantes relacionadas con la productividad de la fuerza laboral.

  • analizar el impacto de los programas de capacitación en el desempeño empresarial

  • establecer predictores de desgaste de la fuerza laboral

  • identificar líderes potenciales

Big Data brinda a los gerentes de recursos humanos todos los KPI que solían realizarse manualmente. Permite tener una visión basada en hechos de la fuerza laboral actual y ayuda a identificar tendencias emergentes. Facilita la tarea de evaluar a los empleados potenciales y permite tomar mejores decisiones para contrataciones y administración de riesgos.

2. Aprendizaje automático (Machine Learning)

En un artículo publicado en TechEmergence (actualmente Emerj), Daniel Faggella define el aprendizaje automático como:

"la ciencia de hacer que las computadoras aprendan y actúen como lo hacen los humanos, y mejoren su aprendizaje a lo largo del tiempo de manera autónoma, al ser alimentadas con datos e información en forma de observaciones e interacciones del mundo real".

La mayoría de nosotros estamos de acuerdo en que la inteligencia artificial y el aprendizaje automático no reemplazarán el juicio humano. Sin embargo las aplicaciones que tienen en el mundo de Recursos Humanos es alta y el aprendizaje automático ya puede manejar eficientemente lo siguiente:

  • Programación de funciones como entrevistas, evaluaciones de desempeño, reuniones de grupo

  • Análisis e informes sobre datos relevantes

  • Racionalizar los flujos de trabajo y mejorar los procedimientos de reclutamiento.

Distinción entre Inteligencia artificial, RPA y Chatbots

En FutureMonger, Yogesh Malik establece cuáles son los límites e interrelaciones entre estos tres conceptos, para evitar caer en errores y así poder comprender cómo interactúan estas tres herramientas cuando son aplicadas al área de Recursos Humanos.

undefined

3. Automatización de procesos - RPA

RPA son las siglas de Robotic Process Automation, es decir Automatización de Procesos realizada de manera robótica. Básicamente se trata de un proceso que es automatizado a través de una serie de instrucciones, el cual se atiene a reglas fijas. Los pasos a ejecutar pueden ser tareas repetitivas, que se integran en algunos macros y que permiten mapear procesos.

Malik señala que si bien es cierto que la RPA reduce los esfuerzos humanos, para lograr su objetivo precisa necesariamente de datos organizados y sistematizados y de tareas preconfiguradas a ejecutar. Su beneficio es que puede enfocarse en tareas mundanas repetitivas, la posibilidad de ejecutarlas las 24 horas del día, los 365 días del año y no tener que lidiar con capacitaciones y re-capacitaciones. 

RPA permite integrar todos los flujos de datos y reducir costos de captura. Mejorar la calidad y ejecución de resultados. En general, se puede implementar en todos los procesos de back office. Puede lidiar con tareas repetitivas como archivos, altas en nómina y contrataciones de empleados.

4. Inteligencia Artificial aplicada: los Chatbots y asistentes virtuales

Ahora, sí, para poder trabajar con datos no-estructurados, la RPA necesita contar con una inteligencia artificial. La combinación de ambos, unida al procesamiento del lenguaje natural a través de varios sistemas permite llegar a un aprendizaje a través de las operaciones de intercambio. Un caso de aplicación conjunta son los Chatbots y asistentes virtuales.

Los chatbots

Los llamados chatbots son robots que chatean, es decir, que pueden mantener una conversación escrita con una persona para proveer información, resolver dudas, y, ante una cuestión que no pueden solucionar, re-dirigirse a un operador humano.

Los chatbots son utilizados en sitios web, aplicaciones móviles, aplicaciones de chats, plataformas sociales y en mensajerías de tipo SMS.

Para el área de Recursos Humanos, las aplicaciones móviles combinadas con Chatbots sirven para agilizar ciertos procesos como:

  • solicitud de vacaciones

  • comunicación de licencias

  • recibos de nómina

  • gestión de comisiones

  • monitoreo de rendimiento

  • crear y compartir check-lists

Entre las aplicaciones más utilizadas en este área podemos mencionar a Namely, Trello, Deputy, Workmeter, Peoplefluent, Join.me y Wunderlist.

Chatbots con RPA: los asistentes virtuales

Los chatbots pueden ser integrados a otras herramientas de atención al cliente para optimizar el nivel de respuesta, ya que permiten extraer datos y asignar un sentido a estos a partir de las interacciones.

Este es el caso un Asistente Virtual es una aplicación que muestra un avatar en la pantalla de cualquier dispositivo, que tiene aspecto humano y que se comunica con nosotros en lenguaje natural entendiendo la conversación  hablada y que nos transmite la sensación de estar interactuando con una persona. Incluso puede aparentar emociones e interrumpir al usuario en la conversación.

Aplicación de Chatbots y Asistentes virtuales en Recursos Humanos

La aplicación de estas dos herramientas es altamente beneficiosa para el área de Recursos Humanos.

En los procesos de reclutamiento: los chatbots y asistentes virtuales  permiten

  • invitar a una persona a aplicar a una vacante de empleo

  • aplicar filtros durante el proceso de selección

  • realizar una primera entrevista a los candidatos seleccionados

  • agendar entrevistas con los aspirantes

  • ofrecer información pertinente de manera gradual, en función de la interacción con los aspirantes

Además de su utilización en el proceso de reclutamiento y de mejorar el employer branding -por dar una imagen innovadora- en el área de Recursos Humanos, los chatbots y asistentes virtuales están siendo explotados fundamentalmente en:

En la Gestión diaria de recursos humanos, Helia G. Rivero de Dyadigital destaca que los chatbots pueden interactuar con los empleados de la organización para responder las 24 horas del día, 7 días a la semana,  a cuestiones vinculadas a:

  • inducción del personal: los chatbots permiten responder preguntas e inquietudes frecuentes de los nuevos empleados, participando en el proceso de inducción del personal.

  • administración de recursos humanos: atienden consultas vinculadas a nóminas, beneficios, vacaciones, convenios colectivos, entre otras.

  • registros y métricas del área: a través de un chatbot se pueden realizar encuestas a los empleados y verificar, por ejemplo, el impacto de un procedimiento nuevo en la organización, en las áreas afectadas.

  • desarrollo de talento humano: identifica competencias y propone alternativas de desarrollo. Incluso pueden brindar capacitación: los empleados pueden recibir tutoriales o cursos a través de este canal.

  • comunicación interna: permiten comunicar cambios organizacionales de manera rápida y masiva.

Las respuestas recibidas a lo largo de las interacciones llevan a recopilar información sobre el aspirante o empleado, según la función que desempeñe el asistente virtual, y a perfeccionar el nivel de respuesta.

5. Las redes sociales, una herramienta poderosa

Las redes sociales desempeñan un papel activo en la estrategia de reclutamiento. Alrededor de una cuarta parte de los empleadores utilizan canales de redes sociales como Twitter, Instagram o los más comunes Facebook y LinkedIn para reclutar personal, atraer talento y fidelizar a sus empleados.

Es frecuente ver organizaciones que utilizan los medios sociales para contar la historia de éxito de su organización a través de fotos, publicaciones de blogs, páginas de Tumblr y Pinterest.

Por otro lado, los medios sociales ofrecen innumerables beneficios a los profesionales de recursos humanos y les permiten mantenerse al día con  noticias, tecnología y tendencias. Puede fomentar las relaciones compartiendo el conocimiento de la industria. Además, las redes sociales se han convertido en una plataforma ideal para involucrar a los empleados, construir relaciones y reforzar las comunicaciones en el sector laboral específico, a la vez que colaborando con el área de Reclutamiento y Desarrollo Organizacional.

undefined

6. Cloud

Los almacenamientos basados en Cloud, es decir, en la Nube, involucran software que se utiliza se almacena en un servidor externo, sin requerir que sea instalado en cada terminal. Por tanto, el usuario solo debe contar con una conexión a Internet para poder acceder al programa. El mantenimiento y la actualización del software es responsabilidad del fabricante.

En el sector de Recursos Humanos, la modalidad de Cloud Computing permite acceder fácilmente en línea a toda una serie de servicios ensamblados y pre-configurados. Estos pueden incluir datos de empleados, documentos,  estadísticas, control del tiempo trabajado y de ocio, evaluaciones de desempeño, recibos de nómina, autorizaciones, datos de empleados, etc. disponibles en cualquier momento y a un solo clic.

7. Software de reclutamiento

Como su nombre lo indica, el software de reclutamiento simplifica el proceso de selección y contratación. Hay productos que se bajan al ordenador y otros que funcionan en la nube. A través de estos programas se puede:

  • publicar anuncios de trabajo de manera masiva y simultánea en redes sociales, portales y comunidades de profesionales

  • ordenar y aceptar solicitudes de empleo

  • interactuar con candidatos para avanzar en el proceso de selección

  • generar una base de datos de candidatos

Para tener un panorama de todas las funcionalidades que brinda un software de reclutamiento puede optar por una prueba de producto, por ejemplo, accediendo a Cotopaxi,  que le brindará la posibilidad de cargar perfiles detallados y mensajes personalizados para comenzar a utilizar el programa en sus búsquedas para cubrir vacantes de empleo. El software se ocupará de ubicar y contactar a los candidatos que coincidan con el perfil en Twitter, Instagram, LinkedIn,  Facebook y en comunidades de profesionales.

Para profundizar en esta herramienta, puede leer: ¿Cómo funciona un software de reclutamiento?

Conclusión

Recursos Humanos es indiscutiblemente un área clave en todas las organizaciones ya que atrae, desarrolla y cuida el talento humano. Las nuevas tecnologías no sustituyen al ser humano sino que fueron creadas para aliviar la carga de tareas repetitivas y operativas que no generan valor. Además, estas ayudan a tomar decisiones asentadas en una mayor cantidad de datos relevantes. Por otro lado, permiten mejorar la comunicación y el feedback con los empleados en cuestiones cotidianas de la organización, a través de un canal flexible, disponible las 24 horas del día.


Contribuido para Cotopaxi por Teresa Cortés

¿Dónde puede utilizarse la Inteligencia Artificial en negocios y empresas? Guía para Ejecutivos
Ver más
Informes de gestión de Recursos Humanos: los KPI's
Ver más
Cómo gestionar la Plantilla de Personal a mediano y largo plazo
Ver más
¿Cómo funciona un software de reclutamiento de personal?
Ver más
¿Cómo optimizar una publicación de vacantes de empleo con SEO?
Ver más
Reclutamiento de Personal 2.0
Ver más
Canales y métodos de reclutamiento de personal
Ver más
Acciones conjuntas: compromiso de los empleados con la RSE
Ver más
Claves para seleccionar personal de RRHH
Ver más
Contratación del personal: outsourcing vs. contratación tradicional
Ver más
Procesos de Capacitación en Sistemas Integrados SAP
Ver más
Claves para seleccionar personal de Ventas
Ver más
Reclutamiento de Personal en las Redes Sociales
Ver más
Descripción de Puesto: Lineamientos Estratégicos
Ver más
Administración de Recursos Humanos en la Era Digital
Ver más
Estrategias de Selección de Personal
Ver más
12 Fuentes de Reclutamiento de Personal
Ver más
Contratación de Personal en México
Ver más