7-Feb-2019

Procesos de Capacitación en Sistemas Integrados SAP

Hace apenas un par de décadas, pensar en capacitación del personal en sistemas SAP (siglas en alemán de Systeme Anwendungen und Produkte, que en español significa sistemas, aplicaciones y productos) era casi un sueño. Los departamentos de personal eran considerados un gasto y por consiguiente, el presupuesto que se les asignaba era muy limitado.

Afortunadamente, la alta gerencia se percató de que su capital más valioso es el humano, ya que ni sus productos ni sus servicios se pueden trasladar al consumidor final sin el personal idóneo.

Los departamentos de Recursos Humanos, son ahora incluídos en los cambios tecnológicos de las empresas automatizando sus procesos, con el objetivo de dedicar menos tiempo a engorrosos procesos manuales y más tiempo al desarrollo del potencial de las personas dentro de la organización. Si usted está pensando en implementar SAP, ya sea que su empresa tenga los recursos para diseñar e implementar sus propios sistemas o bien que contrate a terceros, hay algunos lineamientos básicos que debe tomar en cuenta en la capacitación del personal.

Elaboración de un estudio de Detección de Necesidades de Capacitación (DNA)

SAP es un sistema que necesita de una importante estructura para funcionar. Los administradores de recursos humanos deben saber exactamente dónde están y a dónde quieren llegar.

El objetivo general al implementar un sistema SAP, puede variar de empresa a empresa, aunque permanecerá dentro del siguiente campo de acción: generar información eficaz y eficiente que permita a la alta gerencia tomar decisiones. De lo general deberán surgir objetivos específicos. que tengan las características conocidas por sus siglas en inglés como SMART: específicos, mensurables, alcanzables, realizables y con un período de tiempo establecido.

Un buen proceso de DNA le permitirá, entre otras cosas, encontrar las respuestas a las seis preguntas básicas de su plan de capacitación de sistemas SAP: qué, por qué, cuándo, dónde, quién y cómo.

Con las respuestas podrá estimar:

  1. el costo de la inversión, tanto en capital humano como en equipo para automatización.

  2. el tipo de metodología a utilizar, que puede abarcar desde diagramas hasta simulaciones interactivas.

  3. el tiempo que necesitará para la implementación del sistema en paralelo con los procesos manuales.

  4. las métricas que implementará para la evaluación del sistema.

Todo esto constituirá la fuente de información para la elaboración de manuales de usuario adecuados a las necesidades del personal.

Recuerde que no está comprando una computadora con un manual genérico; está comprando un sistema que va a reflejar la administración de los recursos humanos de su empresa de una manera específica.

Además, la DNA permitirá saber qué tipo de hardware y software necesitará y en qué área capacitar al personal para que pueda sacar el máximo provecho del recurso. Caso contrario, puede haber módulos que nunca se utilicen y así devaluar la inversión realizada.

Contemplará además quienes serán los usuarios finales, el alcance, la duración, el formato de la capacitación del personal, la ubicación el costo, los, suministros, viajes, el tiempo, las evaluaciones, entre otros factores.

Existen muchos formatos para elaborar planes de Detección de Necesidades de Capacitación que incluyen cronogramas de actividades, desde lo general hasta lo específico. Busque aquél que convengan más a su empresa y recuerde que las fuentes de información para elaborar el estudio serán: la alta administración, los usuarios finales, el proveedor interno o externo del software y la gerencia de Recursos Humanos como responsable del desarrollo de personal dentro de la organización.

Conclusión

Un buen plan de capacitación del personal en sistemas integrados SAP, le permitirá incrementar el recurso más valioso de la empresa después del financiero: el tiempo.

El personal de Recursos Humanos podrá dedicar más tiempo a desarrollar el potencial del personal y alinearlo al plan estratégico de la organización. Es muy importante incluir en el proceso de DNA la gestión del cambio. Recuerde que está implementando un sistema que hará gran parte del trabajo del personal de Recursos Humanos: habrá resistencia y el pensamiento equivocado de que el empleo podría ser ocupado por la máquina. Disminuya la resistencia al cambio incluyendo un plan a largo plazo, que especifique todo lo que el personal podrá hacer mientras SAP hace su trabajo.

Contribuido para Cotopaxi por Aracely Silva-Rowe

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