8-Abr-2019

Cómo hacer una Plantilla de Personal

Se concibe la Plantilla de Personal como una relación organizada entre los cargos o posiciones de una organización y los empleados que los ocupan.

Una actividad natural de las Organizaciones del Desarrollo del Talento Humano, es la gerencia y  gestión de esta plantilla, que incluye la administración de ese activo intelectual representado por los conocimientos, habilidades y destrezas del personal de esas organizaciones.

La plantilla de personal viene a ser entonces el equipo de  empleados contratados, en los diferentes departamentos y gerencias, y las categorías de cargos o posiciones que forman una empresa.

Objetivo y funciones de la Plantilla de personal

La plantilla de personal es el insumo más importante para la elaboración del  presupuesto de personal.

El objetivo principal de la plantilla de personal es disponer del personal necesario, y con las necesarias competencias, para hacer posible el alcance de altos niveles de productividad y competitividad que le permita a la organización el alcance de sus objetivos y metas.

Mientras que su propósito consistirá en el logro de su misión o la razón por la que fue creada.

¿Cómo elaborar un inventario de Recursos Humanos?

El inventario de Talento humano, es un método que facilita la sistematización e integración de la información relacionada con cada empleado de la organización, integrando los perfiles del personal que conforma la empresa.

Su  objetivo mayor es determinar el número de empleados que existen ocupando una posición en un momento dado. Para ello, se debe generar una base de datos con información de los trabajadores de la empresa.

El   inventario de Talento Humano facilita una planificación más eficiente, puesto que permite captar candidatos aptos y necesarios para ser promocionados, y puede ser decisivo a la hora de asignar un incremento salarial a un empleado que realmente lo merezca por  su calificación y aptitudes.

Igualmente, este inventario de competencias permite argumentar sobre las  necesidades reales de nuevas contrataciones que permitan reforzar la  plantilla de personal.

Esta base de datos debe incluir algunos aspectos fundamentales como:

  • Las capacidades

  • Habilidades

  • Aptitudes

A) Las capacidades

Se refieren a talentos o aptitudes con las que se dispone para llevar a cabo una tarea de forma exitosa.

B) Habilidades

Las habilidades son condiciones asociadas al talento, destreza o capacidad de un individuo para ejecutar con éxito tareas específicas. Se refiere a la facilidad y rapidez con que ejecuta acertadamente una tarea.

C) Aptitudes

Aluden a la facilidad para realizar tareas específicas exitosamente; generalmente son innatas; cuando son aprendidas y desarrolladas, se convierten en habilidades.

En la base de datos que conforma el inventario del Talento Humano se incluyen las capacidades, habilidades y aptitudes no solamente en relación con la posición que ocupe el empleado en la actualidad, sino con un criterio de visión para una potencial ocupación a futuro.

Este inventario generalmente se elabora tomando en cuenta diferentes elementos:

  • Fijando competencias en cada puesto/nivel

  • Habilidades

  • Experiencia laboral

  • Necesidades de capacitación

1. Fijando competencias en cada puesto/nivel

Las competencias se definen como el conjunto de saberes, experiencias, habilidades y  actitudes de un individuo. Generalmente se dividen en competencias cognitivas, personales y de liderazgo.

Las competencias cognitivas tienen que ver con el pensamiento: conocimiento, la sapiencia, experiencia e información.

Las competencias personales tienen que ver con los principios y valores, comunicación, e interrelación.

Las competencias de liderazgo tienen que ver con el poder de hacer, liderar y generar seguidores.

En el proceso de definición de cargos, se establecen las características del mismo, sus actividades y tareas, al igual que el perfil necesario de su potencial ocupante a fin de alcanzar los objetivos del cargo y de la organización. Se definen entonces las competencias: las diferenciadoras, las esenciales y las deseables para el cargo.

El inventario de Talento humano facilita la identificación de la compatibilidad entre las competencias exigidas para ocupar el cargo y el que lo ocupa.

Igualmente, nos puede permitir seleccionar el sustituto adecuado, además de facilitar la determinación del talento humano necesario y pertinente para el avance de la organización en el tiempo.

2. Habilidades

Las habilidades están asociadas a la  aptitud para usar información y aplicarla en un adecuado contexto.

A pesar de ser una competencia, la habilidad se diferencia del conocimiento. El conocimiento está relacionado con lo teórico y la sapiencia, mientras que la habilidad radica en la aplicación práctica y con éxito de esa sapiencia o teoría, obteniendo de esa forma los resultados planificados.

Un analista de mercadotecnia, por ejemplo,  con un postgrado en Administración Empresarial, seguramente habrá estudiado y aprendido mucho sobre los elementos del marketing y las ventas. En su puesto de trabajo  se acercaría aún más al segmento objetivo, la línea de productos y la competencia, entre otros.

Todo eso es mero conocimiento. La transferencia de este para generar una estrategia de venta con éxito y lograr los objetivos es la habilidad de la persona. De allí la búsqueda de la compatibilidad de quien ocupa el cargo con las habilidades requeridas por la posición.

3. Experiencia Laboral

Generalmente en el proceso de diseño y descripción de cargos se determina los requisitos fundamentales para ocuparlos y alcanzar los objetivos de la posición y de la organización de manera exitosa.

Dentro de estos requisitos están: las cualidades personales necesarias, ciertas habilidades específicas, credenciales académicas o certificaciones, siendo una de las más importantes la experiencia laboral en términos de tipo y tiempo.

En términos generales, los empleadores tienen preferencia por los empleados graduados y con experiencia. Pero esa experiencia debe estar asociada a los requerimientos del cargo: no será de mucha utilidad una experiencia de 20 años en perforación de pozos si el cargo se orienta a la atención al público.

La experiencia laboral requerida para ocupar un cargo va a depender del tipo de experticia requerida para garantizar el dominio de las habilidades específicas requeridas. Lo que puede incluir haber trabajado en algún determinado tipo de empresa,  industria o sector.

Los años de experiencia pueden estar referidos en términos generales o específicos, por ejemplo cuatro años de experiencia supervisoria o tres años de experiencia en contabilidad ejecutados en una institución financiera.

El inventario del Talento humano nos permite armonizar la experiencia de los empleados con los requerimientos reales de los cargos que ocupan. De allí que este inventario es una potente herramienta para la planificación y desarrollo del Talento Humano.

4. Necesidades de Capacitación

La formación y el desarrollo del personal son vitales para el logro exitoso de los objetivos de una organización.

La capacitación y el adiestramiento permiten al personal de una organización obtener conocimientos y  habilidades específicos para mejorar su rendimiento en sus posiciones actuales, mientras que el desarrollo es un  concepto más amplio, y se centra en el crecimiento de los empleados para futuros cargos.

Las organizaciones son el resultado de lo que sus empleados alcanzan de manera individual; estas deben procurar que su personal tenga un adecuado desempeño en su gestión. La capacitación y el desarrollo son claves en este cometido.

Es la capacitación la que facilita que el personal de una organización pueda adquirir nuevas y mejores habilidades y optimizar las existentes, para así lograr sus objetivos de manera eficiente y productiva.

La capacitación juega un papel muy importante en los nuevos empleados de una empresa, desde la inducción hasta otros objetivos específicos, la capacitación va a tener una influencia fundamental en los nuevos empleados.

Las evaluaciones frecuentes sobre el rendimiento del personal pueden ser una oportunidad para identificar deficiencias individuales, y convertirse en un valioso instrumento para la planificación de la capacitación y el desarrollo, que le permita a los individuos poder superar sus deficiencias.

Las deficiencias y debilidades han de ser afrontadas de forma adecuada, lo cual incidirá indudablemente en un mejor rendimiento del personal contribuyendo al mejor alcance de los objetivos de la empresa.

Muchos estudios coinciden en que cuando una organización invierte en la capacitación y desarrollo de su personal, sus empleados tienden a tener un alto nivel de satisfacción, mayor identidad con la empresa, y en general se crea un mejor clima organizacional.

Los planes de capacitación y desarrollo contribuyen a mantener a los mejores empleados en las empresas; esto tendrá una influencia positiva en el incremento de la productividad de la organización.

En las organizaciones modernas, donde la búsqueda del mejor talento se ha vuelto muy competitiva, los planes de capacitación y desarrollo cobran una relevante importancia.

Para que sean efectivos los programas de capacitación y desarrollo deben ser producto de la detección de esas necesidades a través de las evaluaciones periódicas y otros mecanismos idóneos de diagnóstico y retroalimentación.

Igualmente todo plan de capacitación debe tener un programa de control y seguimiento que permita evaluar los resultados de ese proceso.

La participación de los trabajadores en la elaboración de los planes de capacitación es muy importante. Son ellos quienes verdaderamente saben de cuales conocimientos, habilidades y destrezas necesitan tener o fortalecer para alcanzar sus objetivos y metas de forma exitosa.

Un adecuado inventario del Talento Humano nos permitirá establecer una necesaria correlación entre los programas de capacitación y desarrollo de la organización, y las necesidades reales de sus diferentes cargos, tanto en la actualidad como a futuro.

La Plantilla de Personal y el inventario del Talento Humano no solamente nos da la capacidad para determinar cuántos empleados continuarán en sus cargos y cuantos se marcharán -por jubilación o finalización de contrato sin renovación- sino también aquellos que serán rotados por ascensos y promociones.

Igualmente, el inventario del Talento Humano nos ayuda a mejorar la justicia en  la escala retributiva de cada cargo, y puede ser una valiosa herramienta en la planificación de la capacitación y desarrollo de personal en las organizaciones.

Contribuido para Cotopaxi por Saúl Figueroa

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