2-Feb-2019

Cómo implementar SAP: la experiencia de México

La próxima vez que usted visite un supermercado, lleve su vehículo a mantenimiento, se registre en un curso de nivel superior o solicite servicios de salud, sólo por mencionar algunos servicios, observe detenidamente el flujo del servicio y piense que seguramente detrás de la eficiencia del mismo, existe todo un proceso de implementación de SAP (Sistemas, Aplicaciones y Productos en procesamientos de datos) sumado a la  capacitación del personal que lo utiliza.

Al investigar sobre algunos casos de éxito en implementación de Sistemas SAP en México, se observa que todos pasaron por un proceso muy similar, el cual se describe a continuación brevemente:

1- Decidir cuáles son las operaciones donde se implementarán los sistemas SAP

Un ejemplo claro es el de la marca AUDI, en la Ciudad de Puebla, México.  SAP controla los recursos humanos en los módulos de Administración de Personal, Manejo de la Organización, Nómina, Tiempos y Movimientos, además del control y administración de sus viajes.

Empresas multinacionales con representaciones en México como Pfizer, Pepsi, Bayer, Unilever, Siemens y DHL constituyen otros casos exitosos. Estas empresas decidieron comenzar su implementación en el área comercial, en mercadeo, producción, finanzas, mantenimiento o administración,  con procesos SAP de mayor desempeño. En la actualidad, también existen procesos diseñados para PYMES. No importa el tamaño de su empresa ni el área donde usted lo inicie, lo importante es que piense en grande, porque en el largo plazo, SAP puede ser aplicado a toda la organización.

2- Involucrar a los gerentes y mandos medios

Esto es importantísimo, porque tanto los gerentes y mandos medios como el personal a su cargo serán los usuarios finales del proceso y si desde el inicio se toma en cuenta su opinión, se reducirá enormemente su resistencia al cambio y la incertidumbre. Recuerde tomarlos en cuenta.

3- Elegir un proveedor de SAP

Hoy en día existen muchas opciones en el mercado: más que un proveedor, elija un socio estratégico experimentado. Uno que ofrezca la instalación de los sistemas con el mínimo riesgo para la operaciones de su empresa y a un costo razonable. No permita que su proveedor le instale un sistema genérico: déle acceso a la información y acceda a brindar el tiempo requerido para diseñar algo adecuado a sus necesidades. A largo plazo, esto resulta mucho más económico que estar agregando “parches” tecnológicos para remendar su sistema.

4- Realizar la DNC (Detección de Necesidades de Capacitación) del personal

Esto le permitirá diseñar un plan ajustado a las necesidades del personal de acuerdo a su nivel de educación, experiencia y disponibilidad de tiempo.  La mejor forma de capacitar adultos es con simulaciones: estas hacen que puedan ver su vida laboral reflejada en el sistema y brindan la oportunidad de aportar su experiencia para implementar ajustes.   Luego de cada sesión de capacitación, realice encuestas que le permitan implementar mejoras para la siguiente lección. Elabore Manuales de Capacitación virtuales, de consulta rápida, para el día a día.

5- Implementar en paralelo

Sin duda, esta es la etapa más difícil para los empleados. Los sistemas empiezan a funcionar, pero al mismo tiempo debe hacerse el trabajo como siempre, para ir comparando los resultados. Aunque los empleados piensen que están trabajando el doble, esta es la única manera de evaluar la funcionalidad del sistema. He aquí la importancia de la capacitación del personal y de haber comprometido a los gerentes y mandos medios desde el inicio.

6- Monitorear Contínuamente

Para ello, nuevamente, necesitará la experiencia de su proveedor.  Llevará un buen tiempo pulir el sistema y esto debe ser contemplado en el costo de implementación. Al llegar a esta etapa, ya podrá contar con algunos empleados expertos, que podrán asesorar a aquellos que recién se inician en su uso.

En conclusión, conviértase en el líder de un equipo conformado por sus gerentes y mandos medios, personal operativo y un buen proveedor de SAP. Otorgue debida importancia a la capacitación del personal. Comprometa a los empleados en el logro de sus objetivos.  Y prepárese para crecer, disminuyendo sus costos por pérdidas en inventario, el incremento de su planilla y la inversión de tiempo en procesos que no agregan valor a sus metas organizacionales.

Contribuido para Cotopaxi por Aracely Silva-Rowe

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