15-Abr-2019

La inducción del personal, un proceso continuo

La función principal de la inducción es integrar al nuevo empleado en la empresa, haciéndole comprender cómo el funcionamiento de los equipos que la componen persigue objetivos comunes. Sin embargo, es igualmente importante cerciorarse de que estos aprendizajes se mantengan vigentes y se profundicen a lo largo del tiempo.

El rol de un trabajador debe entenderse como parte de un todo, y es vital lograr que él sepa que el Plan de Negocio se basa en el trabajo de cada uno y dar la debida importancia a su participación.

En la visión moderna, la inducción es concebida como un elemento vivo, orgánico, que debe adaptarse a la realidad continuamente, como consecuencia de las transformaciones del mercado en el que se desenvuelve la empresa.

Por qué y para qué se trabaja

El objetivo principal de un plan de inducción es comunicar de manera transparente la razón por la que una persona se encuentra en la empresa, y cuáles son los objetivos generales y específicos de ésta.

Esto se logra contemplando los siguientes pasos.

  • Explicar las metas de la empresa, su razón de ser y organización.

  • Indicar las expectativas que la empresa tiene de su desempeño.

  • Abordar las condiciones laborales y de compensación.

Presentar al personal, explicando el rol de cada quien.

El Plan de Inducción: una mirada amplia

Si se tratara de una expedición de navegación, extender el alcance de la inducción involucraría que el Capitán incluyera entre sus objetivos informar oportuna y consuetudinariamente la dirección que lleva el barco, así como realizar esfuerzos para informar acerca del estado del tiempo al navegar y de los nuevos puertos que se haya trazado el viaje como destino. Todos deben remar en la misma dirección y al mismo ritmo.

Así mismo, si toda la actividad empresarial se despliega en un contexto exitoso de comunicación, en el que hay un elevado nivel de conciencia de los objetivos por parte de todos los miembros del equipo, se reduce dramáticamente el porcentaje de errores y retrasos que tienen origen en la desinformación, confusión, y falta de claridad en los procesos.

Es importante que la Gerencia de Recursos Humanos fomente, ejecute, y supervise actividades que extiendan la promoción del mensaje que se ha recibido durante la inducción, también con el propósito de elevar el sentido de pertenencia.

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La inducción de personal: Una tarea diaria

En la medida en la que el participante de un equipo comprende cómo el ejercicio óptimo de sus funciones incide en la consecución del éxito general, entendiendo el valor de su aporte, aumenta el compromiso de éste con el trabajo que le ha sido asignado. Más aún si está informado de las consecuencias, tanto negativas como positivas, de la calidad de su desempeño y la prontitud con la que produce resultados.

Las organizaciones que mantienen políticas de comunicación transparentes brindan espacios para que los empleados se empoderen y tomen decisiones acerca del camino que recorrerán dentro de ellas.

Esto construye excelentes relaciones con los empleados, una ventaja competitiva inmensurable en cualquier industria, y que suele hacerse pública rápidamente reflejando en clientes y proveedores una imagen empresarial abierta y agradable.

Comunicación periódica del Plan de Negocio y Objetivos de la Empresa

Tal como hemos visto en nuestro artículo anterior, el plan de Inducción, bien sea en su implementación inicial o como proceso continuo, comprende cuatro objetivos principales:

  • Alinear a los integrantes del equipo en la consecución de un objetivo común, compartiendo el Plan de Negocio de la empresa con ellos.

    Una compañía de cosméticos que comunique a sus empleados que pronto lanzará un producto tratando de alcanzar un nuevo nicho en el mercado juvenil, motivará a los empleados de producción, marketing, diseño gráfico, y otras áreas a investigar acerca de las oportunidades en ese nicho, e incluso indagar en iniciativas anteriores de la competencia.

  • Socializar la presencia de cada empleado en la empresa, con la intención de que establezca vínculos con sus pares y fluya rápidamente en sus interacciones.

    Una empresa de arquitectos que desarrolla una plataforma de interacción interna similar a una red social, favorece el intercambio de ideas entre pasantes y directores de proyecto, al proveer un entorno en el que los primeros se sientan más cómodos para opinar.

  • Entrenar en el desempeño del cargo a los colaboradores para que entiendan el por qué de su presencia y lo que se espera de ellos.

    Pensemos en una pequeña empresa de contabilidad lleva los libros de tres clientes grandes, y algunos pequeños. El nuevo contador asignado a una de las grandes empresas es invitado a una reunión con la dirección para entrenarle en la historia de su relación comercial. El empleado se empodera y para el cliente, se minimizarán los efectos de la transición interna.

  • Filiar, lo que implica hacerles entender cómo las actividades descritas en el entrenamiento contribuyen a la ejecución del Plan de Negocio y la importancia de su presencia en la organización, alimentando el sentimiento de pertenencia.

    Un equipo de Fútbol local entrena a los recogepelotas del estadio en su ciudad. Ellos se encargan de devolver al campo de manera rápida los balones que salen del campo. Se les invita a ver una serie de videos en las que gracias a un buen trabajo del recogepelotas, el equipo logró hacer un gol. Altamente motivador.

Iniciativas para alinear, socializar, entrenar y filiar

Existen muchas actividades informativas e interactivas que facilitan el intercambio de datos y la promoción de novedades dentro de un entorno organizacional. Algunas de las más empleadas se señalan a continuación.

Correos y anuncios en carteleras

La más expedita manera de hacer llegar un mensaje a los colaboradores es el uso del correo: hay que ser cautos, pues el exceso generará una escasa expectativa cuando sea recibido. La comunicación por correo electrónico debe recibirse con la frecuencia necesaria para motivar al empleado a abrirla y leerla por completo. El uso de carteleras es muy útil para reforzar beneficios y hacer anuncios locales del equipo o unidad de trabajo, entre otros.

Workshops

Son espacios de generación de interacciones y nuevos conocimientos con un potencial muy grande. En ellos, los que diseñan y ejecutan ideas se encuentran motivados a originar debates acerca de los procedimientos y el impacto y receptividad que acusan clientes internos y externos acerca de productos y servicios. Es muy apreciado por sus aportes en la mejora de procesos y el intercambio de pareceres. Sus resultados deben ser digeridos y estudiados por los gerentes, y los involucrados debe ser notificados de los cambios que allí se originen.

Redes Sociales internas

En un mundo en el que las redes sociales cobran cada vez más protagonismo, las iniciativas por exportar su dinámica al mundo corporativo no se hicieron esperar. Actualmente, muchas empresas han abandonado su intranet usual hacia plataformas que favorezcan mayor horizontalidad de la información y que fomenten la participación en forma de comentarios, fotos, videos, y elementos para compartir. Es un espacio ideal para rescatar valores empresariales y recordar elementos del Plan de Negocio y los objetivos de la empresa.

Un día en la vida de...

Este método de investigación cualitativa, heredado de la fusión entre sociología y marketing, permite conocer de primera mano las necesidades, tareas, conflictos, desafíos y actividades que debe afrontar un compañero de trabajo en sus tareas.

Un extraordinario ejemplo de cómo conocer la cotidianidad de un empleado puede incidir en el juicio que hacemos de su desempeño, puede verse en el conocido programa de TV “Undercover Boss”. En éste show, el dueño o jefe de una compañía se hace pasar por empleado para compartir las tareas de la posición objetivo, y quien la ejerce no está al tanto de la actividad.

Este fabuloso método interactivo aporta insights en tiempo real acerca de la metodología de trabajo de nuestros colaboradores, además de nutrir enormemente con datos para evaluar la dinámica y el flujo de procesos inherente a las actividades del mismo. Constituye una fuente inagotable de información para la mejora de procesos, poniendo en contacto al supervisor de una tarea con los desafíos del acontecer diario.

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Análisis de casos: Microsoft, British Airways y Certified Fleet Services

Microsoft: los Viernes de 5 minutos

En un entorno en el que 5.000 colaboradores de 17 empresas diferentes recibían un promedio de 200 correos electrónicos diarios, un área se propuso idear una manera de entregar el mensaje de manera eficiente y que llamara la atención de la mayor parte de ellos.

Para lograrlo, inventaron la figura de los "Viernes de 5-minutos", una serie de videos creados para aproximarse de manera más personal a los colaboradores. El resultado ha sido increíble. Han sostenido un feedback impresionante, e incluso han recibido información de que sus compañeros ansían recibir los videos los días viernes como una manera de interactuar diferente a la rutina.

Puedes descargar el artículo completo acerca de este caso de estudio aquí.

British Airways: explotar las plataformas de trabajo

Actualmente existen en el mercado muchas plataformas sólidas de trabajo corporativo en equipo, como Yammer, Slack, TeamWork y BaseCamp, entre otras.

En estos espacios, los colaboradores se incorporan a la ejecución de un proyecto de manera transparente, y tienen un lugar para compartir información de primera mano en tiempo real. Todo, desde el móvil o pc de escritorio.

Un caso emblemático en la optimización de las comunicaciones es el de la famosa línea aérea British Airways. Habiendo habilitado un entorno virtual con la plataforma Yammer, el equipo de diseño de interiores compartió los bocetos de lo que sería la nueva cabina de pasajeros. Un empleado de otra área notó que era posible mejorarlo incorporando un par de detalles, y al cabo de unos días los ingenieros modificaron el diseño final.

Otro progreso notable ocurriría también luego con el servicio al cliente en primera clase. La aplicación permitió a los miembros de la tripulación incorporar sugerencias de los pasajeros frecuentes, como si se tratara de un focus group en vivo. Los resultados ahorraron miles de dólares a la empresa en investigación cualitativa y la experiencia del cliente mejoró como consecuencia.

Testimoniales: Certified Fleet Services

Veamos el siguiente testimonio de un empleado en una empresa de transporte ubicada en Sarasota, en el estado de Florida, Estados Unidos:

"¡Definitivamente recomiendo Certified Fleet Services como empleado! Se comunican bien y luchan por un objetivo común. La Gerencia te escucha y te guía en el avance de tu carrera".

Puede notarse como el empleado usa dos frases de las tres utilizadas para elogiar la comunicación dentro de la compañía. Esta es una organización que se mantiene en contacto con el empleado, lo motiva y que logra crear un sentimiento de pertenencia basado en la persecución de una misma meta. Además, le ha asesorado en su evolución profesional, haciéndole saber lo que se espera de él y lo que podría esperarse en un futuro si se esmera y hace bien su trabajo.

Conclusión

Un proceso de inducción exitoso contempla extender la comunicación de los objetivos de la empresa constantemente. En el marco de la generación de un sentimiento de pertenencia en los colaboradores, la claridad en el ejercicio de sus funciones juega un papel clave para incrementar sus niveles de satisfacción.

Es deber de la organización proveer un entorno en el que se rescate la diseminación del conocimiento de manera oportuna, y los resultados se están apreciando en el uso de plataformas virtuales de comunicación. Hacerse de estas herramientas resulta vital para mantenerse competitivo en el mercado actual.

Contribuido para Cotopaxi por José Alberto Justiniani

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