20190413

Plantilla de Personal: análisis de caso

En nuestra publicación anterior abordamos en detalle la Plantilla de Personal como una sistemática relación organizada entre los cargos o posiciones de una empresa y los empleados que las ocupan.

La Plantilla de Personal se logra contrastando el Reporte de Diagnóstico de Recursos Humanos con el Archivo de empleados. De esta manera hacemos una comparación sistemática de lo que tenemos versus lo que necesitamos.

Esto nos permite armonizar las competencias de los empleados con los requerimientos reales de los cargos que ocupan. De allí que esta plantilla sea una potente herramienta para la planificación y desarrollo del Talento Humano.

A continuación haremos el ejercicio de desarrollar una Plantilla de Personal, tomando como caso de análisis una empresa, Petroven, y nos centraremos en una gerencia. Esto nos permitirá desarrollar todos los pasos para llegar a la Plantilla de Personal.

Objetivo de la Plantilla de personal de la empresa “Petroven”

En este caso de estudio, el objetivo primordial de la Plantilla de Personal de Petroven consiste en disponer del personal necesario, y con las requeridas competencias de los cargos.

De esta manera se hace posible el alcance de altos niveles de productividad y competitividad que le permita a la organización el alcance de sus objetivos y metas en la producción de hidrocarburos.

Pasos para llegar a la Plantilla de Personal

La Plantilla de Personal nos permite determinar las competencias que tenemos y las que deberíamos tener.

Para lograr este cometido se requiere:

  • Hacer un buen inventario de Recursos Humanos.
  • Derivado de este, un reporte detallado de “Promociones” (ver anexo)

En él, se establece quiénes y cuántos de los  empleados reúnen competencias, experiencias y capacidades de cargos superiores que no ocupan.

Este reporte puede ser de mucha utilidad pues nos evitaría reclutamiento y selección de fuentes externas.

Análisis de caso: una Gerencia de Perforación

La Misión de la Gerencia de Perforación, en nuestro caso, es “Llegar a ser la organización líder en materia de perforación de pozos petroleros con altos estándares de calidad, eficiencia, seguridad y respeto por el medio ambiente y la ecología”.

La gerencia tiene un personal de 57 empleados distribuidos en 15 puestos diferentes diseñados, y con su descripción de tareas y responsabilidades.

La empresa planifica perforar 72 pozos petroleros en el año 2020 con 18 taladros propios. Para el 2021 se estima perforar 106 pozos con 18 taladros propios  y 9 alquilados.

Archivos  para la planificación del desarrollo del talento Humano

Teniendo en cuenta los conceptos y criterios de la Plantilla de Personal e Inventario de Recursos Humanos se deben diseñar los siguientes archivos y tablas para optimizar el Sistema de Planificación del Desarrollo del Talento Humano en la empresa Petroven:

  • Archivo de personal (datos básicos)
  • Archivo de cargos (descripción, perfiles)
  • Archivos de cargos a futuro

 

  • Tablas Nombres y códigos de empleados, códigos y descripción de cargos
  • Tabla de calificaciones (académicas, certificaciones, experiencias, etc.)
  • Tabla de rangos de sueldos (máximo, medio y mínimo)

 

Archivo de personal

 Este archivo  debe incluir aspectos básicos fundamentales que incluyan:

a) Datos Básicos: Nombre/códigos, Edad, Otros.

b) Las capacidades: Entendidas como las aptitudes disponibles del empleado para ejecutar una labor de manera exitosa.

c) Habilidades: Se refiere a aquellas condiciones relacionadas con el talento,  la destreza o las capacidades del empleado para realizar exitosamente las actividades laborales específicas en términos de facilidad y rapidez.

d) Aptitudes: Definidas como la facilidad  del empleado para realizar tareas específicas con éxito.

e) Experiencia: Se refiere a la  experiencia laboral acumulada por el empleado.

f) Evaluación: Se refiere a la(s) última(s) evaluación(es) de la gestión laboral anual del Emplead.

g) Potencial: Se refiere a la máxima posición estimada en la organización se presume puede llegar el empleado teniendo en cuenta su historial y conducta laboral.

Archivo de Cargos

Código del Cargo
Descripción
Nombre del cargo
Prioridad
Cod. y Nivel  Habilidades
Cod. Y Nivel Capacidades
Cod. y Nivel Aptitudes
Experiencia
Necesidades futuras
Notas
0101
Planificar, Liderar y gestionar la perforación de pozos petroleros
Gerente de Perforación
1
Liderazgo
Nivel 1
Ing. Petrolero o Mecánico
Comunicación - 1
15 años en el área petrolera
En estudio
0102
Diseño de estrategias para perforación de pozos petroleros
Superintendente de Ing. de perforación
1
Técnicas de perforación
Nivel 1
Ing. petrolero o Mecánico
Relaciones interpersonales - 1
10 años en el área de Ingeniería de perforación de pozos petroleros
3 nuevos cargos

Con la carga inicial del archivo de empleados se genera el REPORTE DE INVENTARIO DE RECURSOS HUMANOS (¿Qué tenemos?) 

Código del
Empleado
Fecha de
nacimiento
Fecha de
empleo
Código
de puesto
Cod. Nivel  
Habilidades
Cod. Nivel
Capacidades
Cod. Nivel
Aptitudes
Experiencia
Evaluación
Potencial

 

Archivo de Cargos

En el proceso de definición de cargos, se establecen las características del mismo, sus actividades y tareas, al igual que el perfil necesario de su potencial ocupante a fin de alcanzar los objetivos del cargo y de la organización

Se elabora tomando en cuenta diferentes parámetros:

  • Estableciendo competencias por cada puesto/nivel
  • Habilidades
  • Experiencia laboral
  • Necesidades de capacitación
  • Necesidades a futuro (para abordar los planes a mediano y largo plazo)

A partir de la carga del Archivo de Cargos, se genera el Reporte de Inventario de Recursos Humanos, que incluye perfiles,  requerimientos, sueldos, etc.

Del contraste del Reporte de Diagnóstico de Recursos Humanos y el Archivo de empleados, se logra la comparación sistemática de lo que tenemos vs lo que necesitamos. Es lo que se conoce como la Plantilla de Personal.

Esto nos permite armonizar las competencias de los empleados con los requerimientos reales de los cargos que ocupan. De allí que esta plantilla sea una potente herramienta para la planificación y desarrollo del Talento Humano.


Archivo de Cargos

Código del Cargo
Descripción
Nombre del cargo
Prioridad
Cod. y Nivel  Habilidades
Cod. Y Nivel Capacidades
Cod. y Nivel
Aptitudes
Experiencia
Necesidades
futuras
Observaciones

Tablas

A fin de facilitar y hacer más eficiente  y preciso el sistema se requerirá del diseño y elaboración de las siguientes tablas:

Nombres y códigos

Código y descripción de cargo

Tabla de competencia

Tabla de rangos de sueldo

 

Reportes de Promociones, en detalle

A partir del reporte de Plantilla de Personal se derivan los reportes a nivel de detalle de:

  • Promociones
  • Aumento salarial
  • Actividades Remediales
  • Necesidad actual de nuevas contrataciones
  • Necesidades de capacitación, adiestramiento y desarrollo
  • Necesidades futuras de contratación

Promociones

Del contraste del archivo de empleados con el archivo de cargos, surge la Plantilla de Personal que nos permite determinar las competencias que tenemos y las que deberíamos tener.

De aquí se deriva el reporte en detalle de “Promociones” (ver anexo), que establece quiénes y cuántos de los  empleados reúnen competencias, experiencias y capacidades de cargos superiores que no ocupan.

Este reporte puede ser de mucha utilidad pues nos evitaría reclutamiento y selección de fuentes externas.

La selección de personal interno, para cubrir vacantes genera importantes beneficios a las empresas, tales como: reducción de costos a nivel de proceso de reclutamiento y selección.

Además, el conocimiento de la empresa y sus actividades de parte del empleado, facilitan la ejecución de sus tareas laborales.

Igualmente,  los empleados al ser promovidos generalmente se sienten motivados y sientan un precedente en la organización: hay posibilidades de crecer si hacemos las cosas bien.

Se ha de tener en cuenta la última evaluación laboral (o la opinión del supervisor inmediato), pues es posible que aun teniendo competencias por encima de las requeridas por el cargo, su desempeño no sea el aspirado).

 

Reporte de Promociones

(Empleados con  competencias, experiencias y capacidades requeridas por cargos superiores que no ocupan) 

Empleado
Código de cargo
Sueldo
Nombre del cargo superior
Sueldo mínimo de cargo a promover
Sueldo medio
Sueldo máximo
Nuevo sueldo
Última evaluación
Notas

Aumento salarial

Este reporte, a nivel de detalle, facilita identificar aquellos empleados que sin llegar a cumplir los requisitos del cargo inmediatamente superior, están por encima de los requerimientos del cargo actual.

Esto nos permite hacer justicia y sirve de gran estímulo para ese personal contribuyendo a incrementar la productividad de la empresa y la identificación de los empleados beneficiados con la organización.  Suele ocurrir que en el tiempo el empleado haya obtenido un nuevo nivel académico (pre-grado, postgrado, doctorado) u otra certificación como el aprendizaje de nuevos idiomas.

Es posible que al principio el empleado haya aceptado el cargo por alguna razón especial, a pesar de haber estado por encima de los requerimientos del puesto.

(Tomar en cuenta última evaluación y/o criterio del supervisor).


Reporte Aumento de sueldo

(empleados con competencias por encima de las requeridas por el cargo)

Empleado
Descripción
Del cargo
Nombre del cargo
Prioridad
Cod. y Nivel  Habilidades
Cod. Y Nivel Capacidades
Cod. y Nivel Aptitudes
Experiencia
Necesidades futuras
Observaciones
(Por encima del nivel del cargo)


Actividades remediales

Nuestra base de datos nos ayuda a identificar aquellos empleados que están por debajo de los requerimientos.

Es necesario tener en cuenta la opinión del supervisor inmediato y la última evaluación de la gestión. Todo esto es  muy importante puesto que es posible - que aun sin los recaudos suficientes - su gestión sea buena o aceptable.

Este reporte nos permite evaluar cada caso en particular y nos sirve como insumo importante para el Plan de Capacitación y desarrollo. Igualmente sirve de fuente para detectar las necesidades de  rotación de personal y/o selección de nuevo personal.

 (Empleados por debajo de las competencias requeridas pero con potencial a ser capacitados y desarrollados) 

Empleado
Descripción
Del cargo
Nombre del cargo
Prioridad
Cod. y Nivel  Habilidades
Cod. Y Nivel Capacidades
Cod. y Nivel Aptitudes
Experiencia
Evaluación
Observaciones
(Por debajo del nivel del cargo)


Personal a contratar

Este reporte nos permitirá identificar aquellos cargos  cuyos requisitos no son cumplidos por el personal propio, ni estos pueden ser capacitados ni desarrollados en el corto plazo.


Reporte de Personal a Contratar (Por encima de las competencias de los empleados actuales, requiere reclutamiento y selección externa)

Código del Cargo
Descripción
Nombre del cargo
Prioridad
Cod. y Nivel  Habilidades
Cod. Y Nivel Capacidades
Cod. y Nivel Aptitudes
Experiencia
Necesidades futuras
Observaciones
(Competencias por encima de los empleados actuales)


Personal a capacitar y desarrollar

Se refiere al personal que en la actualidad no reúne los requisitos para un cargo inmediato actual o futuro, pero tienen el potencial para ser formados y desarrollados.


Reporte a capacitar y desarrollar   (Empleados por debajo de las competencias mínimas exigidas para el cargo)

Nombre
Nombre del cargo
Descripción del cargo
Prioridad
Cod. y Nivel  Habilidades
Cod. Y Nivel Capacidades
Cod. y Nivel Aptitudes
Experiencia
Evaluación
Observaciones
(Por debajo de los requerimientos mínimos)


Requerimientos a futuro

Este reporte nos ayuda a planificar  la formación y desarrollo del personal propio, y/o planificar la contratación externa, a corto, mediano y largo plazo.



Reporte de Requerimientos a Futuro 

Codigo del cargo
Nombre del cargo
Descripción del cargo
Prioridad
Cod. y Nivel  Habilidades
Cod. Y Nivel Capacidades
Cod. y Nivel Aptitudes
Experiencia
Necesidades futuras
Observaciones
(reclutamiento y selección Interna y externa)



Plan de capacitación

Se elaborará un plan de capacitación a fin de superar las brechas detectadas. La participación de los empleados en el diseño del plan es muy importante y armoniza las necesidades individuales con los objetivos de la organización.


Es de vital importancia establecer una plantilla y un inventario de recursos humanos, revisarlos y actualizarlos periódicamente a fin de alinear el desempeño de los empleados con los objetivos y planes de la organización, incrementar la productividad y garantizar a futuro la permanencia de la empresa.


Contribuido para Cotopaxi por Saúl Figueroa

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