20190309

Preselección para vacante de empleo: Curriculum Vitae, carta de presentación y referencias

El proceso de selección de personal es sumamente importante en todas las organizaciones empresariales. Si bien este proceso se origina por la existencia de una vacante,  no finaliza con la evaluación, ni con las posteriores entrevistas de trabajo y otras pruebas psicotécnicas y de otra índole.

El propósito del proceso de evaluación  es valorar en forma objetiva los aspirantes al puesto de la vacante de empleo, de acuerdo a  las necesidades específicas, criterios de selección pertinentes y competencias requeridas.

El proceso, en general, se inicia con:

  • Detección de necesidades de personal

  • Reclutamiento

  • Pre-selección / evaluación

  • Entrevista

  • Valoración y decisión

  • Verificación

  • Contratación

Recursos para la preselección de candidatos

El proceso de preselección generalmente se inicia con la revisión de la solicitud de empleo y el currículum vitae de un candidato, seguido de una entrevista telefónica. En la actualidad, hay una tendencia entre las organizaciones a utilizar el perfil de redes sociales de un candidato como herramienta en el proceso de selección.

La evaluación para el proceso de reclutamiento y selección implica la revisión y consideración de varios factores y fuentes, tales como:

  • Documentos de solicitud

  • Currículum vitae y carta de presentación

  • Credenciales educativas

  • Experiencia laboral

  • Referencias

  • Logros

Documentos de solicitud de empleo

Un número importante de empresas tienen un formato específico de solicitud de empleo, que se orienta a la obtención de  información importante acerca del aspirante y sus competencias. Generalmente son  de mucha utilidad, pero deben tomarse algunas previsiones tanto en su uso como en su diseño.

El principio elemental de cualquier pregunta que se formule al aspirante en dichos formatos debe responder la siguiente interrogante: ¿Puede el empleador demostrar una necesidad relacionada con el trabajo, para formular la pregunta?

Las preguntas contenidas en el formato de solicitud de empleo deben estar basadas  en las necesidades de información sobre las cualidades del aspirante y serán de ayuda para la selección de mejores candidatos. Estas preguntas deben estar orientadas a identificar si el aspirante tiene el comportamiento, experiencias y habilidades necesarias para el cargo que aspira.

Un punto del formato de solicitud puede referirse a las competencias: Según Usted, ¿Cuáles son sus competencias más relevantes? Es una pregunta cuya respuesta proporciona información necesaria al contratante.

Preguntas sobre la raza, la etnia o el color de la piel, no aportan información sobre las habilidades o conocimientos del aspirante, y en algunos países incluso podrían ser ilegales.  

Una solicitud integral de empleo y un sistema eficiente de seguimiento de candidatos y gestión de currículum son herramientas clave que permiten a un empleador identificar candidatos elegibles para puestos vacantes.

Currículum vitae y carta de presentación

El personal de reclutamiento y selección recibe miles de CV relacionados con una vacante. Sin embargo,  no deberá emplear demasiado tiempo en su revisión.

El objetivo de la revisión del currículum vitae es excluir a los candidatos que no cumplan con los requisitos exigidos para un cargo, en términos de  experiencia o educación, posibilidad de reubicación, aspiraciones salariales, entre otras.

Algunos expertos recomiendan dividir los CV en tres lotes: “aplica”, “puede considerarse” y “no coincide”.  De no conseguir aspirantes adecuados en el primer lote, puede considerar llamar al segundo lote, para concertar una entrevista.

El tercer lote de CV podría ser almacenado en una base de datos, para futuras referencias.

El currículum o resumen puedes ser una buena y rápida fuente para una evaluación preliminar. En él, podemos percibir  lo que el candidato ha hecho en los últimos años. Una forma práctica de aprovecharlo es su lectura en orden cronológico inverso. Algunas empresas tienen su propio formato de currículum vitae y el solicitante suministra su información a través de estas plantillas de CV en formato Word o PDF.

En la era de la informática podemos reducir el tiempo en esta actividad. Muchas organizaciones usan sistemas de solicitud de empleo en línea que incluyen herramientas de evaluación de comportamiento que han sido validadas internamente.

Utilizados de maera adecuada, estos sistemas pueden resultar eficientes en términos de tiempo, pueden generar una mejor calidad de contratación y disminuir los costos por reducción en el uso de papel.

La carta de presentación es un complemento del Currículum Vitae y  puede también ser fuente importante de información. Algunas empresas disponen de formatos de carta de presentación, lo cual facilita y sistematiza el suministro de información por esta vía.

Credenciales educativas

Una evaluación basada en el currículum  vitae del candidato o su confianza en el mismo, no es la mejor valoración, puesto que un currículum puede contener mentiras. Igualmente, un aspirante con mucha autoconfianza es magnífico, pero lo que realmente desea su organización es contratar a un aspirante con los conocimientos, habilidades y requisitos educativos adecuados para el cargo a ocupar.

Las calificaciones educativas requeridas por el puesto son muy importantes, mientras más técnica sea la vacante, más  indispensables podrían volverse las credenciales educativas. Una vacante de “Colorista Audiovisual” (encargado para que un vídeo o una película se vean impresionantes) requerirá una formación académica acorde con estas exigencias.

Estas credenciales le permiten al seleccionador disponer de información valiosa como el contenido curricular de la carrera, intereses particulares del aspirante, calificaciones y otras observaciones que podrían resultar de interés en el proceso de selección. Las credenciales educativas pueden ser indicadoras de conocimientos, habilidades y destrezas compatibles con los objetivos de la organización y del cargo.

Experiencia laboral

Generalmente, los empleadores prefieren contratar profesionales graduados y con experiencia laboral.

Sin embargo, si un aspirante tiene 5 años de experiencia pero no tiene las habilidades requeridas para el puesto, entonces esa experiencia no  será de mucha utilidad. Por lo tanto, se hace necesario juzgar y valorar la experiencia laboral relevante de acuerdo a los requerimientos específicos del cargo.

Por otro lado, una persona comprometida con su carrera es el aspirante  que su organización aspira contratar. No es la mejor opción para su empresa contratar a un candidato que cambie de carrera o empleo con mucha frecuencia, así sea solo para obtener un mejor salario.

La experiencia nos dice que si un aspirante no es leal a ninguna empresa, contratar a esta persona quizás no sea su mejor opción.

Siempre es necesario verificar la duración del trabajo anterior del candidato y la frecuencia con la cual cambia de empleo.

Es importante contratar un candidato que se amolde a la cultura empresarial de su organización. Verifique que el candidato posea  habilidades sociales para llevarse bien con los demás, especialmente con la experiencia pasada con sus colegas, subordinados y supervisores, y así determinar sus habilidades de compatibilidad.

Por ello es vital indagar sobre la experiencia laboral previa; ella puede indicarnos si el candidato ha tenido dificultades para llevarse bien con sus clientes o jefes anteriores.

Referencias

Se refiere a una lista de personas o instituciones de contacto que pueden referir sobre  relaciones laborales previas del candidato, y a quienes la organización solicitante puede contactar y así confirmar el desempeño, comportamiento, relaciones y otros aspectos de interés.

La lista de referencias del candidato debe incluir un supervisor actual y / o supervisor (es) reciente (s). Si el supervisor actual no estuviera incluido, asegúrese de averiguar por qué, y haga un seguimiento a través de un supervisor anterior, colegas, clientes u otros miembros del equipo.

Logros

Los logros tienen una connotación de audacia o habilidad superior en los alcances. Los logros incluyen  comportamientos relevantes como:

  • Trabajar los proyectos hasta su culminación

  • Responsabilidad en la entrega de  los resultados con niveles óptimos de tiempo y calidad sobre los requeridos

  • Iniciativa y creatividad para lograr lo que se le pide

  • Persistencia y enfoque en alcanzar objetivos y metas con calidad y eficiencia

Cuando se solicita a un aspirante hablar sobre sus logros,  es una invitación abierta a contar algo que haya hecho y de lo cual se sienta satisfecho y orgulloso. Los logros pueden estar relacionados con el trabajo aunque también pueden ser personales, y suelen ser muy buenos indicadores para los seleccionadores.

¿Qué hacer si no aparece un candidato adecuado?

Si esto llegara a ocurrir, es posible que  los requisitos del trabajo sean demasiado exigentes.

Esta situación ocurre cuando los requisitos del cargo apuntan hacia un candidato con buenas habilidades de orden técnico, pero también con  fuertes destrezas y habilidades de orden administrativo.

En tales casos, se debe reconfigurar el puesto y hacer que la naturaleza de las capacidades, habilidades y destrezas requeridas sean más similares.

Se debe seleccionar el candidato  que más se acerque a los requerimientos del cargo y luego deberá planificarse un programa de  capacitación, a objeto de impartir los conocimientos, habilidades y destrezas necesarios.

Si ocurriera que todos los candidatos rechazan la oferta del cargo, se deberá tratar de conocer el por qué de esta decisión, contactando para ello a los mejores candidatos que declinaron la oferta.

Esto puede ser consecuencia de una baja remuneración, insuficientes beneficios o un proceso de entrevista algo hostil o polémica.

En estas circunstancias, se reunirán nuevamente los entrevistadores y evaluarán las opiniones de los candidatos y se corregirán las desviaciones.

No sería mala idea comunicarse  con su mejor aspirante, admitir la equivocación y explicar que esta ha sido subsanada.

Los recursos para la preselección y verificación de los candidatos, son  importantes procesos que realizan las unidades de reclutamiento y selección de personal. Los candidatos mejor aceptados serán aquellos cuyas referencias laborales y personales se ajusten más a los requerimientos del cargo y de la organización requirente.

Contribuido para Cotopaxi por Saúl Figueroa

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